GDPR och datasäkerhet

Din säkerhet är viktig för oss

Topbostäder värnar om din integritet och de personuppgifter som du lämnar till oss i enlighet med Dataskyddsförordningen.
Personuppgifterna behandlar vi när du söker bostad, när blir kund hos oss och även någon tid efter att du har varit kund.
En personuppgift är all slags information som kan kopplas till dig som person, till exempel namn, adress, kontaktuppgifter som telefonnummer och e-postadresser.

Läs vidare nedan för att få veta mer.

Personuppgiftsansvarig
Topbostäder AB, org.nr 556051-8739, är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter som vi eller du själv registrerar. Vid eventuella frågor angående hur vi behandlar personuppgifter kontakta oss via gdpr@topbostader.se

När du ställer dig i vår bostadskö
Under kötiden samlar vi in och behandlar dina personuppgifter för att administrera din ansökan/intresseanmälan. Det gör vi för att vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. Uppgifterna ligger kvar så länge du står i vår kö. Om du inte önskar stå kvar i kön kan du begära att vi rensar bort och raderar dina personuppgifter.

När du blir erbjuden en bostad hos oss
När du blir erbjuden en bostad hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Då behöver vi till exempel uppgifter om din ekonomi, om din anställning och hur du skött tidigare boenden och hyresinbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss.

För dig som har en förvaltare eller god man behöver vi behandla de uppgifterna.

Under hyresförhållandet
När du blir kund hos oss och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi till exempel dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om mediaförbrukning (till exempel el, vatten, värme), när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du behöver.

Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Om du bor i en studentbostad kan vi komma att kontrollera att du studerar.

Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra särskilda rutiner för det.

Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig eller när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det till exempel förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter.

Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter. Det kan till exempel gälla en entreprenör som ska reparera något i din lägenhet, ett inkassoföretag eller företag som vi samarbetar med för hantering av våra IT-system.

Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Grundprincipen är att vi inte överför personuppgifter utanför EU/EES. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig.

Vi sparar dina personuppgifter under den tid de är relevanta. Ett borgensåtagande, beslut om förvaltare eller god man raderar vi två år efter åtagandets eller beslutet har upphört att gälla.

När hyresförhållandet är slut
Vi kommer att gallra och rensa personuppgifter om dig när du flyttat från din lägenhet och när samtliga våra mellanhavanden med anledning av hyresförhållandet är slutligt reglerade.

Vissa uppgifter måste vi dock spara i minst två år, exempel på sådana uppgifter är hyresavtal eller beslut från socialnämnd.

Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial, till exempel betalningar, kommer vi att spara i sju år utöver innevarande år.

När du söker arbete hos oss
Det är viktigt att du känner dig trygg när du söker arbete hos oss eller lämnar referens åt någon till oss på Topbostäder AB. Vi tar stor hänsyn till skyddet av den personliga integriteten.

Dina personuppgifter kommer bara att användas inom Topbostäder AB och av personer som arbetar med rekrytering för vår räkning och kommer att gallras efter 2 år.

Dina rättigheter
Oavsett vilken information vi har sparat om dig ska du alltid kunna ha kontroll över dina egna uppgifter. Därför har du enligt gällande dataskyddslagstiftning tillgång till följande rättigheter.

  • Rätt att begära registerutdrag. Du kan begära utdrag över registrerade personuppgifter och verifiera den informationen vi har om dig. Du behöver legitimera dig för att verifiera din identitet. Detta behöver vi för att säkerställa att vi lämnar ut uppgifterna till rätt person.
  • Rätt till rättelse. Du har rätt att få felaktig eller icke-komplett information om dig själv korrigerad
  • Rätt att bli raderad och dra tillbaka ett samtycke. Du har rätt att begära att få dina personuppgifter raderade om det är så att uppgifterna inte längre är nödvändiga för det syfte de samlades in för. Om uppgifterna är sparade p.g.a. en lagstiftad skyldighet att spara viss information eller när det finns andra legitima skäl till varför uppgifterna måste sparas, till exempel gällande avtal och obetalda skulder har du dock inte rätt att kräva att dessa raderas.
  • Rätt till dataportabilitet. Om vår rätt att behandla dina personuppgifter grundar sig på ett samtycke från dig eller för att fullgöra ett avtal med dig kan du ha rätt att begära att få ut uppgifterna i ett maskinläsbart format, i syfte att återanvända dem hos ett annat företag. Det gäller främst uppgifter som du själv lämnat till oss. Det är med andra ord endast vissa uppgifter som omfattas av rätten till dataportabilitet
  • Rätt att göra invändningar mot viss typ av behandling. Du har alltid rätt att slippa direktmarknadsföring och att invända mot sådan behandling av personuppgifter som bygger på en intresseavvägning (berättigat intresse). Om du invänder mot direktmarknadsföring kommer vi att upphöra med behandlingen av dina personuppgifter för det ändamåletFör de fall vi använder intresseavvägning som laglig grund för ett ändamål har du möjlighet att invända mot behandlingen. För att kunna fortsätta behandla dina personuppgifter efter en sådan invändning behöver vi kunna visa ett tvingande berättigat skäl för den aktuella behandlingen som väger tyngre än dina intressen, rättigheter eller friheter
  • Rätt att begränsa behandling av personuppgifter
    Du har rätt att begränsa behandlingen av dina personuppgifter om du exempelvis anser att de inte är korrekta. Vi använder inte automatiserat beslutsfattande.Tänk på att du har möjlighet att påverka vilka kanaler vi ska använda för att kontakta dig. Exempelvis kan du välja att inte bli kontaktad via e-mail eller sms. Du har också möjlighet att undanbe dig olika typer av utskick, exempelvis nyhetsbrev. I sådana fall ska du inte invända mot behandling av uppgifterna utan enbart kontakta oss och begära begränsning i den kommunikationskanal som vi använder.

Topbostäder är ett kommunalt allmännyttigt bostadsföretag och omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Det innebär att vi bevarar allmänna handlingar i vårt arkiv. Allmänna handlingar är handlingar som skickas in till oss eller handlingar vi själva upprättar, till exempel hyresavtal, brev och intyg.
Vi gallrar allmänna handlingar och uppgifter i handlingar enligt vår gallringspolicy.

AKTUELLT

Glad Valborg

Valborgsmässoafton den 30/4 stänger växel och kundmottagning kl. 11:30 och öppnar åter den 5/5 kl [...]

LÄS MER
28
apr
Parkering på kvarteret Gladan

Vi har lyssnat på era synpunkter och tillsammans med Coop gjort det enklare att parkera [...]

LÄS MER
15
apr
Hyreshöjning 2025

Information om ny hyra från 1 maj 2025. Förhandlingar mellan TOP Bostäder AB och Hyresgästföreningen [...]

LÄS MER
07
apr